Les challenges et opportunités des tableaux Lean numériques

J'ai vu plusieurs tentatives de numérisation des tableaux Lean, comme l'amélioration et la gestion quotidienne. Ces tentatives visaient à rendre le tableau disponible en ligne afin que vous puissiez travailler avec lui aussi lorsque vous n'êtes pas au bureau. La possibilité de stocker toutes les données et d'effectuer des analyses semble également être la raison la plus fréquente pour la gestion d'un tableau numérique.

 

Le risque qu'un tableau Lean numérique manque de visibilité

Excel est un outil populaire qui permet de créer des feuilles de calcul semblables à des tableaux, avec des graphiques et des listes d'actions. L'avantage est qu'Excel est rapide à mettre en œuvre. Toutefois, je ne pense pas que cette solution soit particulièrement bonne. J'ai essayé de créer un tableau d'amélioration numérique dans notre société sœur Metodio avant que Mevisio ne soit lancé, mais il est devenu trop rigide et instable. De plus, il me semblait ennuyeux de travailler dessus, voir photo.

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Voici quelques-uns des problèmes que pose la réalisation d'un tableau Lean avec Excel ou des outils similaires :

  • Le tableau est réalisé dans un fichier qui est stocké sur le réseau, ce qui peut être difficile à trouver. Donc, si l'idée d'un tableau de visualisation est qu'il doit juste être visuel, Excel est immédiatement exclu. Comparez avec un tableau physique qui est vissé sur un mur où tout le monde passe: Vous saurez toujours où il se trouve, et il est visible immédiatement si une réunion est en cours par le tableau.
  • De plus, un dossier ne peut pas être considéré comme accessible à tous. Avez-vous essayé d'ouvrir un dossier dans lequel quelqu'un d'autre se trouve déjà ? Vous savez alors que cela ne fonctionne généralement pas, car vous devez attendre que la personne qui a ouvert le dossier le ferme. Imaginez que ce soit la même chose avec un tableau physique - il ne pourrait s’y trouver qu'une seule personne à la fois. Les versions en ligne fonctionnent mieux, mais il y a encore plus de défis:
  • Comment savez-vous qu'un tableau Lean dans un fichier est sécurisé ? Deuxièmement, ces solutions sont instables à maintenir, et les liens entre les différents fichiers cessent de fonctionner parce que quelqu'un a fait un changement. Il est également un peu trop facile de supprimer accidentellement des formules et des données.
  • Il faut également tenir compte du fait qu'un dossier peut se retrouver dans de mauvaises mains. Considérez les conséquences des données montrant comment les opérations quotidiennes se déroulent qui finissent chez un concurrent. Il peut être peu probable qu'un concurrent pirate un réseau et trouve le fichier pour la gestion quotidienne, mais l'un de vos employés clés peut mettre fin à son emploi et commencer à travailler avec un concurrent. Et cette personne peut emporter une copie de ses documents de travail, même si ce n'est pas autorisé.
  • Après tout, Excel est en fait un programme permettant de créer des feuilles de calcul.

Une nouvelle technologie qui améliore la visualisation numérique

Lorsque nous (Marcus et moi) avons commencé à travailler sur Mevisio, la solution aux problèmes ci-dessus était une exigence de base, et nous les avons résolus de manière satisfaisante.

Nous avons également vu plusieurs opportunités qu'une solution moderne basée sur les nouvelles technologies pourrait ajouter. L'une des technologies qui présente de nombreux avantages est le tactile. Tout comme sur un iPad, vous pouvez tout manipuler avec vos doigts directement sur l'écran. Les écrans tactiles (un grand téléviseur à écran plat avec une surface tactile) sont maintenant devenus une alternative abordable aux projecteurs et peuvent être trouvés dans toutes les tailles jusqu'à environ 100 pouces.

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Le fait de pouvoir montrer et faire glisser les éléments sur un écran avec vos doigts au lieu d'une souris rend l'utilisation plus facile. Un autre avantage positif de cette évolution est la suppression des menus comportant de nombreux petits boutons et options de menu et leur remplacement par une navigation simple et des interfaces accueillantes. J'ai compris que c'est ce qui suscite tant d'intérêt pour Mevisio. Les utilisateurs trouvent qu'une telle interaction naturelle donne au tableau numérique l'impression d'être un tableau blanc.


Les avantages d'un tableau numérique par rapport à un tableau blanc


Pour que vous compreniez que cette comparaison est impartiale, je dois d'abord vous dire que j'aime beaucoup les tableaux physiques pour leur simplicité ou, comme je le dis souvent, « tout le monde sait comment utiliser un marqueur pour tableau blanc ». Bien sûr, la visualisation en elle-même est toujours un avantage, quels que soient les outils, mais elle s'améliore lorsqu'elle est numérique :

  • Même si un tableau physique est généralement placé au milieu du bureau, il est généralement trop éloigné pour que les informations soient à portée de main lorsque vous travaillez sur votre lieu de travail. Un tableau numérique se trouve à un clic de l'ordinateur.
  • Mevisio propose également une application où vous pouvez, par exemple, soumettre des suggestions d'améliorations et des déviations via votre téléphone.
  • Mevisio peut afficher des données provenant d'autres systèmes. Vous n'avez pas besoin d'imprimer des rapports, ni de passer du temps à tenir à jour un tableau analogique.
  • Comme toutes les données d'un tableau numérique sont stockées, il est beaucoup plus facile d'obtenir des statistiques qui peuvent être analysées pour trouver encore plus de possibilités d'amélioration.
  • Il n'est pas souhaitable d'avoir des informations secrètes sur des tableaux physiques que les visiteurs peuvent voir, mais c'est souvent l'information nécessaire pour que la réunion quotidienne soit valable. Avec un tableau numérique, vous pouvez éviter cela en contrôlant les privilèges d'authentification.
  • Les tableaux blancs prennent beaucoup de place. Un écran tactile mural (ou sur roulettes) peut être utilisé pour afficher les différents tableaux des différents services. Mevisio est également doté d'une fonction intégrée qui permet d'afficher les tableaux en boucle, par exemple à intervalles de 10 secondes.
  • Un tableau blanc est toujours visible, mais un tableau numérique sur un écran tactile attirera certainement l'attention et aura l'air moderne, ce qui peut mieux représenter l'image préférée de l'entreprise.

Certains soutiennent qu'il est plus facile de se souvenir et de se sentir plus impliqué si vous pouvez déplacer des notes physiques et des éléments magnétiques avec vos mains. Je pense plutôt que c'est la mise en place de la réunion quotidienne elle-même et le fait que vous discutiez ensemble des problèmes et des solutions qui améliorent l'efficacité de la réunion.

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Vous pouvez utiliser des tableaux numériques même si vous avez déjà un tableau Lean. Il suffit de commencer avec un tableau si vous êtes intéressé à la visualisation d'autres données. Certains pensent qu'il est plus facile de commencer avec un tableau physique pour se familiariser avec le concept et pour modifier le tableau. Nous avons tenu compte de cela lors du développement de la plateforme, en la rendant extrêmement flexible, de sorte qu'il est souvent plus rapide de remplacer, par exemple, quelques modules dans Mevisio que de placer une nouvelle structure sur un tableau physique.

Économisez du temps et de l'argent en numérisant le tableau Lean

Le grand avantage d'un tableau Lean, qu'il soit numérique ou basé sur un tableau blanc, résulte du concept lui-même avec la visualisation et les réunions quotidiennes. En visualisant les écarts, les risques et les opportunités et en organisant de courtes réunions quotidiennes, les problèmes et les améliorations peuvent être résolus rapidement et efficacement.

Si une équipe a un problème qu'elle ne peut pas résoudre et qu'une autre équipe a déjà résolu, il est long ou impossible d'obtenir des informations à ce sujet si vous devez passer par tous les différents tableaux. Avec Mevisio, vous pouvez facilement obtenir toutes les améliorations qui concernent votre problème grâce aux fonctions de recherche et de filtrage.

Il faut beaucoup de travail avec des tableaux physiques. Il faut environ 1 à 2 heures pour changer un tableau. Par conséquent, si chaque équipe a son propre tableau, cela prendra beaucoup de temps même si le design est le même pour tout le monde. Dans Mevisio, vous pouvez réutiliser le même design pour toutes les équipes et vous pouvez également le diffuser dans le monde entier car Mevisio soutient plusieurs langues.

Que vous travailliez dans une grande entreprise qui a besoin de standardisation et d'une distribution efficace des tableaux, ou dans une entreprise plus petite où seuls quelques tableaux sont nécessaires pour gérer les opérations et les améliorations quotidiennes, l'accessibilité est une chose qui est importante en tout cas. Organiser des réunions quotidiennes auxquelles toutes les personnes clés peuvent participer, qu'elles se déplacent ou travaillent à domicile, peut permettre d'économiser beaucoup de temps et d'argent.